Cara membuat work instruction atau WI perlu kamu pahami agar instruksi kerja dapat membantu karyawan menjalankan tugas secara jelas dan konsisten. Formatnya dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Namun, penyusunan instruksi kerja tetap membutuhkan proses yang sistematis. Dengan begitu, setiap tahapan pekerjaan dapat tersusun secara jelas dan mudah dipahami.
Lalu, bagaimana cara membuat work instruction yang benar dan efektif? Mari, simak artikel ini hingga tuntas untuk mendapatkan jawabannya!
Cara Membuat Work Instruction
Berikut beberapa cara membuat work instruction agar instruksi kerja dapat berjalan sesuai tujuan dan kebutuhan perusahaan.
1. Tentukan Tugas untuk Work Instruction
Sebelum menulis work instruction, tentukan tujuan instruksi kerja serta unit kerja atau proses yang akan kamu jelaskan.
Instruksi kerja umumnya mendampingi SOP dan berfokus pada satu tugas spesifik, bukan seluruh proses dalam suatu pekerjaan.
2. Amati Proses Kerja untuk Work Instruction
Selanjutnya, pastikan work instruction sesuai dengan cara kerja di lapangan. Amati setiap tahapan pekerjaan dan catat hal-hal penting yang berkaitan dengan proses tersebut.
Catat alat dan bahan, urutan kerja, standar yang harus dipenuhi, serta potensi risiko yang dapat muncul selama pekerjaan berlangsung.
3. Tulis Langkah Work Instruction dengan Jelas
Gunakan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami. Kemudian, susun setiap langkah secara berurutan agar karyawan dapat mengikuti instruksi tanpa kebingungan.
Hindari istilah yang tidak umum. Jika istilah teknis memang diperlukan, berikan penjelasan singkat agar karyawan dapat memahami maksudnya.
4. Tambahkan Visual pada Work Instruction
Jika teks belum cukup untuk menjelaskan proses pekerjaan, tambahkan gambar, ilustrasi, diagram, atau video.
Selain itu, visual dapat membantu memperjelas posisi alat, cara menggunakan mesin, maupun contoh hasil pekerjaan yang sesuai dengan standar.
5. Uji Coba Bersama Pelaksana
Setelah menyelesaikan WI, lakukan uji coba bersama karyawan yang menjalankan pekerjaan tersebut.
Pastikan karyawan dapat memahami dan menerapkan setiap langkah dengan baik. Jika ada bagian yang kurang jelas atau tidak sesuai kondisi lapangan, segera revisi bersama pelaksana.
6. Sosialisasikan dan Update
Setelah pihak terkait menyetujui WI, sosialisasikan instruksi tersebut kepada karyawan.
Selain itu, lakukan pembaruan secara berkala ketika perusahaan mengubah proses, alat, mesin, standar, atau metode kerja.
Dengan begitu, instruksi kerja tetap relevan dan dapat menjadi panduan kerja yang akurat bagi karyawan.
Contoh Work Instruction Pengoperasian Mesin
Setelah memahami cara membuat WI, berikut contoh penerapannya dalam pekerjaan sehari-hari. Contoh ini menggunakan format step by step yang mencakup informasi dokumen, tujuan, ruang lingkup, PIC, alat dan bahan, langkah kerja, serta catatan keselamatan.
| Komponen | Informasi |
|---|---|
| Judul | Work Instruction Pengoperasian Mesin Produksi |
| No Dokumen | WI-PRD-001 |
| Tujuan | Memberikan panduan kepada operator agar dapat mengoperasikan mesin sesuai prosedur dan standar keselamatan kerja. |
| Ruang Lingkup | Proses pengoperasian mesin produksi di area produksi. |
| PIC | Operator Produksi |
| Alat dan Bahan |
|
| Langkah-langkah Kerja |
|
| Tanggal Berlaku | 25-9-2026 |
| Revisi | 00 |
Catatan keselamatan: Jangan mengoperasikan mesin jika terdapat kerusakan atau kondisi yang tidak aman. Pastikan APD terpakai selama proses kerja dan ikuti prosedur keselamatan yang berlaku.
Contoh Work Instruction Unggah Artikel
Selain pengoperasian mesin, cara membuat WI juga dapat diterapkan pada pekerjaan digital. Berikut contoh instruksi kerja untuk proses unggah dan publikasi artikel di website.
| Komponen | Informasi |
|---|---|
| Judul | Work Instruction Unggah Artikel di Website |
| No Dokumen | WI-MKT-001 |
| Tujuan | Memberikan panduan kepada pengelola website agar proses unggah dan publikasi artikel berjalan konsisten sesuai standar perusahaan. |
| Ruang Lingkup | Proses unggah dan publikasi artikel pada website perusahaan. |
| PIC | SEO Content Writer/SEO |
| Alat dan Bahan |
|
| Langkah-langkah Kerja |
|
| Tanggal Berlaku | 25-9-2026 |
| Revisi | 00 |
Catatan: Pastikan artikel telah melalui pemeriksaan atau persetujuan sesuai alur kerja perusahaan sebelum mulai publikasi.
Baca juga: Side Hustle: Pengertian, Contoh, dan Tips Memulainya
Penutup
Work instruction dapat memuat urutan langkah kerja, penggunaan alat, standar keselamatan, hingga hal-hal yang perlu karyawan perhatikan selama pekerjaan.
Dengan menggunakan WI, karyawan dapat memahami alur kerja secara lebih jelas. Selain itu, panduan yang terstruktur membantu karyawan menjalankan tugas secara lebih konsisten dan efektif.
Terima kasih telah membaca artikel ini hingga tuntas. Ingin mendapatkan informasi seputar career development? Tetap bersama ABJAYA dan nantikan artikel kami lainnya!
