Cara melakukan workload analysis penting dipahami perusahaan untuk mengetahui jumlah pekerjaan, waktu penyelesaian, serta kebutuhan tenaga kerja dalam suatu posisi.
Dalam dunia kerja, metode ini membantu perusahaan memahami apakah pembagian pekerjaan sudah sesuai dengan kapasitas karyawan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengelola tenaga kerja secara lebih efektif.
Workload analysis adalah proses untuk menganalisis dan mengukur pekerjaan yang harus diselesaikan seorang karyawan atau suatu posisi dalam periode tertentu.
Di pembahasan sebelumnya, workload analysis merupakan proses untuk menganalisis dan mengukur pekerjaan yang harus diselesaikan seorang karyawan atau suatu posisi dalam periode tertentu.
Lalu, bagaimana cara melakukan workload analysis dengan tepat? Yuk, simak pembahasan berikut!
Cara Melakukan Workload Analysis
Perusahaan dapat mengikuti beberapa tahapan berikut untuk melakukan workload analysis secara lebih terarah:
Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Analisis
Cara pertama dalam melakukan workload analysis yaitu menentukan tujuan analisis. Perusahaan perlu mengetahui alasan dan kebutuhan yang mendasari proses tersebut.
Misalnya, perusahaan ingin mengetahui apakah jumlah karyawan pada divisi administrasi sudah sesuai dengan volume pekerjaan.
Selain itu, analisis dapat dilakukan karena adanya keluhan mengenai pekerjaan yang terlalu tinggi atau pembagian tugas yang belum merata.
Setelah menentukan tujuan, tentukan juga ruang lingkup analisis, seperti divisi dan jenis pekerjaan yang akan dianalisis. Dengan begitu, proses pengumpulan data menjadi lebih terarah.
Identifikasi Tugas dan Aktivitas Setiap Posisi
Selanjutnya, identifikasi seluruh tugas dan aktivitas yang karyawan lakukan. Perusahaan dapat mengumpulkan data melalui job description, wawancara, maupun laporan pekerjaan.
Catat pekerjaan yang karyawan kerjakan secara rutin maupun aktivitas yang hanya muncul pada waktu tertentu.
Misalnya, seorang staf administrasi memiliki tugas input data, membuat laporan, mengarsipkan dokumen, dan melakukan pengecekan dokumen.
Tahap ini penting karena perusahaan perlu mengetahui pekerjaan yang benar-benar karyawan lakukan sebelum menghitung kebutuhan waktunya.
Ukur Waktu dan Volume Pekerjaan
Setelah daftar pekerjaan tersedia, langkah berikutnya adalah mengukur waktu dan volume setiap aktivitas.
Contohnya, seorang staf administrasi membutuhkan waktu sekitar 10 menit untuk memproses satu dokumen. Dalam satu hari, terdapat 30 dokumen yang harus selesai.
Maka, perhitungannya adalah:
10 menit × 30 dokumen = 300 menit atau 5 jam.
Lakukan perhitungan yang sama untuk tugas lainnya. Dari sini, perusahaan dapat mengetahui total waktu yang karyawan butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Hitung dan Bandingkan Hasil Workload Analysis
Setelah mengetahui kebutuhan waktu, perusahaan dapat menghitung total pekerjaan dan membandingkannya dengan kapasitas kerja yang tersedia.
Misalnya, seorang karyawan memiliki kapasitas kerja efektif 7 jam per hari. Berdasarkan hasil pengukuran, total pekerjaan membutuhkan waktu sekitar 8 jam per hari.
Kondisi tersebut menunjukkan adanya selisih antara kebutuhan pekerjaan dan kapasitas kerja. Perusahaan kemudian dapat mengevaluasi pembagian tugas, efisiensi proses, atau kebutuhan tenaga kerja tambahan.
Sebaliknya, jika kebutuhan pekerjaan jauh di bawah kapasitas yang tersedia, perusahaan dapat mengevaluasi kembali pembagian tugas agar tenaga kerja dapat berjalan lebih optimal.
Buat Rekomendasi dan Evaluasi Workload Analysis
Tahap terakhir dalam cara melakukan workload analysis adalah membuat rekomendasi berdasarkan hasil analisis.
Rekomendasi dapat berupa redistribusi tugas, penyesuaian proses kerja, penggunaan teknologi, pelatihan karyawan, maupun penambahan tenaga kerja.
Namun, perusahaan sebaiknya tidak hanya melakukan workload analysis satu kali. Kebutuhan pekerjaan dapat berubah mengikuti perkembangan bisnis, jumlah pelanggan, target perusahaan, dan tanggung jawab suatu posisi.
Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi secara berkala agar pembagian pekerjaan tetap sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Baca juga: Work Instruction Adalah: Fungsi, Komponen & Formatnya
Contoh Workload Analysis
Agar lebih mudah memahami cara melakukan workload analysis, berikut contoh sederhana perhitungan dan tabel analisis untuk beberapa posisi dalam tim administrasi.
Contoh Perhitungan Workload Analysis
Misalnya, seorang staf administrasi memiliki beberapa pekerjaan berikut:
- Input 30 dokumen per hari dengan waktu 10 menit per dokumen = 300 menit.
- Membalas dan mengelola email selama 60 menit per hari.
- Membuat laporan selama 60 menit per hari.
- Mengarsipkan dokumen selama 30 menit per hari.
Total waktu yang dibutuhkan:
300 + 60 + 60 + 30 = 450 menit atau 7,5 jam per hari.
Jika kapasitas kerja efektif karyawan adalah 7 jam per hari, terdapat selisih sekitar 30 menit.
Perusahaan dapat mengevaluasi apakah proses kerja dapat lebih sederhana atau dapat membagi sebagian tugas kepada anggota tim lainnya.
Contoh Tabel Workload Analysis Per Posisi
| Posisi | Pekerjaan Utama | Waktu Kerja/Hari | Kapasitas Efektif | Hasil |
|---|---|---|---|---|
| Admin 1 | Input dokumen, email, laporan | 7,5 jam/hari | 7 jam | Beban relatif tinggi |
| Admin 2 | Arsip, input data, dokumen | 6 jam/hari | 7 jam | Kapasitas masih tersedia |
| Admin 3 | Dokumen, laporan, email | 7 jam/hari | 7 jam | Sesuai kapasitas |
Dari tabel tersebut, perusahaan dapat melihat bahwa kebutuhan pekerjaan belum tentu sama pada setiap posisi.
Selanjutnya, hasil analisis dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi pembagian pekerjaan agar lebih seimbang.
Penutup
Workload analysis membantu perusahaan memahami kebutuhan pekerjaan dan kapasitas karyawan secara lebih terstruktur.
Penerapan yang tepat dapat memberikan gambaran mengenai kebutuhan tenaga kerja sekaligus membantu perusahaan menciptakan pembagian pekerjaan yang lebih efektif.
Namun, kebutuhan pekerjaan dapat berubah seiring dengan perkembangan perusahaan. Karena itu, evaluasi secara berkala penting agar pengelolaan sumber daya manusia tetap optimal.
Terima kasih telah membaca artikel ini! Semoga pembahasan mengenai cara melakukan workload analysis dapat membantu sobat ABJAYA memahami penerapannya di lingkungan kerja.
Baca juga artikel-artikel kami dengan pembahasan menarik lainnya seputar dunia kerja!
